Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt: 3 oktober 2026

Wienert Gillijns

Riddersstraat 206

3000 Leuven

Ondernemingsnummer BE 0736.528.324

Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen: btw niet van toepassing. Alle vermelde prijzen zijn eindprijzen.

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, boekingen en overeenkomsten met Wienert Gillijns voor trouwfilms en aanverwante diensten. De concrete inhoud van de opdracht, formule, prijs en planning wordt steeds vastgelegd in de offerte of overeenkomst.

1. Boeking en reservatie

Een aanvraag via de website, e-mail, telefoon of kennismakingsgesprek houdt nog geen reservatie van de trouwdatum in.

De boeking is definitief zodra de offerte of overeenkomst schriftelijk is bevestigd en het voorschot is ontvangen.

Vanaf dat moment wordt de trouwdatum voor jullie gereserveerd en worden andere aanvragen voor die datum geweigerd.

Deze algemene voorwaarden maken deel uit van de offerte of overeenkomst en worden bij de bevestiging uitdrukkelijk aanvaard.

Omdat het gaat om een dienst die op een specifieke datum wordt uitgevoerd, geldt er geen herroepingsrecht van 14 dagen, ook niet wanneer de boeking op afstand gebeurt (artikel VI.53, 12° van het Wetboek van economisch recht).

2. Prijs en betaling

De prijs wordt vooraf vermeld in de offerte of overeenkomst.

Bij boeking betalen jullie een voorschot van 30% van het totaalbedrag. Het saldo betalen jullie uiterlijk 14 dagen vóór de trouwdatum. Bij opdrachten over meerdere dagen geldt de eerste dag van de opdracht als trouwdatum.

Betalingen gebeuren via overschrijving op het rekeningnummer dat op de factuur staat, met vermelding van het factuurnummer.

Kosten voor extra diensten of bijkomende tijd die pas op of na de trouwdag worden afgesproken, worden achteraf gefactureerd en zijn betaalbaar binnen 14 dagen na factuurdatum.

Wordt een factuur niet tijdig betaald, dan stuur ik eerst een kosteloze herinnering. Pas daarna kunnen intresten en kosten worden aangerekend, binnen de wettelijke grenzen.

Verplaatsingen binnen België zijn inbegrepen, tenzij vooraf anders afgesproken. Voor opdrachten buiten België worden eventuele reis- en verblijfskosten vooraf besproken en in de offerte opgenomen.

Extra diensten, producten of wijzigingen worden enkel uitgevoerd nadat hierover vooraf afspraken zijn gemaakt.

3. Annulatie

Omdat de trouwdatum exclusief voor jullie wordt gereserveerd en andere aanvragen voor deze datum worden geweigerd, gelden bij annulatie door jullie volgende forfaitaire vergoedingen:

• Annulatie vanaf de bevestiging tot 3 maanden vóór de trouwdatum: 30% van het totaalbedrag

• Annulatie minder dan 3 maanden vóór de trouwdatum: 50% van het totaalbedrag

Deze bedragen dekken onder meer het verlies van een gereserveerde datum en reeds gemaakte voorbereidingen. Een annulatie gebeurt schriftelijk, bijvoorbeeld per e-mail. Het reeds betaalde voorschot wordt in mindering gebracht van de verschuldigde vergoeding. Wat jullie meer betaalden dan de verschuldigde vergoeding, betaal ik binnen 14 dagen terug.

Reeds uitgevoerde of speciaal bestelde bijkomende diensten blijven afzonderlijk verschuldigd.

Annuleer ik zelf, buiten de situaties uit punt 17, dan krijgen jullie alle betaalde bedragen terug, vermeerderd met een vergoeding gelijk aan het percentage dat jullie in dezelfde periode verschuldigd zouden zijn.

4. Wijziging van de trouwdatum

Wanneer jullie de trouwdatum willen verplaatsen, laten jullie dit zo snel mogelijk weten.

Ben ik beschikbaar op de nieuwe datum, dan wordt de boeking zonder extra kosten overgezet.

Ben ik niet beschikbaar, dan zoeken we eerst naar een redelijke oplossing. Wanneer geen passende oplossing mogelijk is, gelden de annulatievoorwaarden zoals hierboven beschreven.

Eventuele wijzigingen in locatie, duur of inhoud van de opdracht worden vooraf besproken.

5. Planning en aanwezigheid

De duur van mijn aanwezigheid wordt vooraf vastgelegd in de offerte of overeenkomst.

Jullie bezorgen mij uiterlijk 2 weken vóór de trouwdatum de planning, locaties en informatie over momenten of personen die voor jullie belangrijk zijn. Wanneer de planning wijzigt, probeer ik mij daar binnen de afgesproken aanwezigheid zo goed mogelijk aan aan te passen.

Wanneer jullie verwachten dat ik langer aanwezig moet zijn dan oorspronkelijk voorzien, bespreken we dit vooraf. De extra tijd en bijkomende kost worden op voorhand afgesproken.

Mijn aanwezigheid eindigt op het overeengekomen tijdstip, tenzij vooraf schriftelijk iets anders werd afgesproken.

6. Werkwijze en creatieve vrijheid

Mijn manier van werken is documentair. Ik volg wat er gebeurt en probeer zo weinig mogelijk in te grijpen.

Waar nodig kan ik praktische omstandigheden bijsturen, bijvoorbeeld licht, locatie of timing. Emoties, reacties en momenten worden niet opnieuw geënsceneerd.

Jullie kunnen vooraf aangeven welke personen, momenten of details bijzonder belangrijk zijn. Ik doe mijn best om hier rekening mee te houden, maar bij een live evenement kan niet gegarandeerd worden dat ieder moment, iedere gast of iedere reactie wordt vastgelegd.

De uiteindelijke selectie van beelden, montage, verhaalstructuur, kleur, geluid, muziek en ritme behoort tot mijn creatieve verantwoordelijkheid.

7. Andere leveranciers en omstandigheden

Ik werk waar nodig samen met de fotograaf, ceremoniemeester, locatie, DJ en andere betrokken leveranciers.

Ik kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor beelden of geluid die redelijkerwijs niet konden worden opgenomen door omstandigheden buiten mijn controle, bijvoorbeeld wanneer:

• het zicht wordt geblokkeerd door gasten of andere leveranciers;

• bepaalde locaties of ruimtes niet toegankelijk zijn;

• een locatie beperkingen oplegt;

• externe geluidsapparatuur niet correct functioneert;

• weersomstandigheden of regelgeving bepaalde opnames onmogelijk maken.

8. Dronebeelden

Dronebeelden worden gemaakt wanneer deze onderdeel zijn van de opdracht en wanneer locatie, weersomstandigheden, veiligheid en regelgeving dit toelaten.

Een specifieke dronevlucht of een bepaald beeld kan daarom niet worden gegarandeerd.

Wanneer vliegen niet veilig of wettelijk toegestaan is, gaat veiligheid steeds voor.

9. Geluid en muziek

Waar mogelijk worden stemmen, geloften, speeches en sfeer professioneel opgenomen.

Hoewel ik met geschikte apparatuur en back-ups werk, kan ik geen volledige controle uitoefenen over geluidsinstallaties, microfoons of apparatuur van externe partijen.

Voor de trouwfilm wordt gelicentieerde muziek gebruikt, gekozen in functie van het ritme en de sfeer van jullie film.

Een specifiek commercieel nummer kan alleen gebruikt worden wanneer de nodige gebruiksrechten beschikbaar zijn.

10. Montage en oplevering

Jullie ontvangen de films en andere eindproducten zoals beschreven in de gekozen formule of offerte.

De vermelde lengte van een trouwfilm is een richtlijn. De uiteindelijke duur wordt bepaald door het verhaal en het beschikbare materiaal.

Ruwe en ongebruikte beelden behoren niet standaard tot de oplevering, tenzij dit vooraf uitdrukkelijk werd afgesproken.

Technische fouten of feitelijke vergissingen in een levering worden uiteraard aangepast. Jullie laten dit weten binnen 30 dagen na oplevering.

Verzoeken die een nieuwe creatieve richting, andere montage, andere muziek of substantiële herwerking vereisen, kunnen als bijkomende opdracht worden beschouwd en worden eerst besproken.

11. Levertermijn

De verwachte levertermijn wordt vermeld op de website, in de gekozen formule of in de offerte.

Wanneer onvoorziene omstandigheden voor vertraging zorgen, laat ik dit zo snel mogelijk weten.

De zorgvuldige afwerking van de film blijft daarbij belangrijker dan een overhaaste oplevering.

12. Persoonlijke oplevering en online galerij

Waar mogelijk breng ik jullie film graag persoonlijk tot bij jullie.

Daarnaast worden de films via een online galerij beschikbaar gesteld om te bekijken, te downloaden en te delen.

De online galerij is geen permanente opslagdienst. Na oplevering zijn jullie zelf verantwoordelijk voor het bewaren en maken van back-ups van de ontvangen bestanden.

13. Bewaring en technische problemen

Ik neem alle redelijke maatregelen om het opgenomen beeld- en geluidsmateriaal veilig te bewaren en werk waar mogelijk met back-ups.

Ruwe en ongebruikte beelden bewaar ik als back-up tot maximaal 2 jaar na levering. Ze maken geen deel uit van de oplevering, zoals beschreven in punt 10. Na deze periode worden ze verwijderd.

De opgeleverde films blijven gedurende 2 jaar na levering bij mij bewaard. Daarna kan niet gegarandeerd worden dat ze nog beschikbaar zijn.

Bij technisch falen, beschadiging of onvoorzien verlies van beeldmateriaal wordt gezocht naar een oplossing in verhouding tot het getroffen deel van de opdracht.

Voor zover wettelijk toegestaan, is mijn aansprakelijkheid beperkt tot het totaalbedrag van de overeenkomst, behalve bij opzet of zware fout. Indirecte schade wordt niet vergoed.

14. Auteursrecht

Het auteursrecht op de gemaakte films, beelden en montages blijft bij Wienert Gillijns.

Na volledige betaling mogen jullie de geleverde films voor persoonlijk gebruik bekijken, bewaren en delen met familie, vrienden en via persoonlijke sociale media.

Commercieel gebruik door locaties, leveranciers, merken of andere professionele partijen is niet automatisch inbegrepen en vereist voorafgaande toestemming.

De film mag zonder toestemming niet substantieel opnieuw worden gemonteerd, van andere muziek worden voorzien of als productie van een derde worden voorgesteld.

15. Portfolio en publicatie

Beelden van jullie huwelijk worden niet automatisch voor promotionele doeleinden gebruikt.

Wanneer ik beelden wil gebruiken op mijn website, sociale media, beursmateriaal, portfolio of andere communicatie, vraag ik daarvoor vooraf schriftelijk toestemming.

Een keuze om beelden privé te houden heeft geen invloed op de uitvoering of kwaliteit van de opdracht.

16. Filmboek en andere fysieke producten

Wanneer een filmboek of ander fysiek product wordt besteld, wordt de inhoud en uitvoering vooraf besproken.

Kleine verschillen in kleur, papier, druk of afwerking die eigen zijn aan het productieproces worden niet beschouwd als een gebrek.

Fysieke producten worden pas besteld nadat de nodige keuzes of goedkeuringen zijn ontvangen.

17. Ziekte en overmacht

Wanneer ik door ernstige ziekte, ongeval of een andere omstandigheid buiten mijn controle niet in staat ben om de opdracht uit te voeren, laat ik dit zo snel mogelijk weten.

Ik probeer in eerste instantie een professionele en passende vervanger te vinden. Dit gebeurt steeds in overleg met jullie.

Wanneer geen geschikte vervanging kan worden gevonden, worden bedragen voor niet-uitgevoerde prestaties binnen 14 dagen terugbetaald.

Bij andere situaties van overmacht zoeken we samen naar een redelijke oplossing.

18. Privacy

Persoonsgegevens worden verwerkt zoals beschreven in het privacybeleid op wienert.be.

Gegevens worden enkel gebruikt voor de voorbereiding, uitvoering en opvolging van de opdracht en voor andere doeleinden die in dat privacybeleid worden beschreven.

Jullie laten jullie gasten vooraf weten dat er op de trouw gefilmd wordt. Wil iemand liever niet in beeld komen, laat het me dan weten. Ik hou daar zo goed mogelijk rekening mee.

19. Klachten

Is er iets niet uitgevoerd zoals afgesproken, dan vraag ik om dit zo snel mogelijk te melden via hello@wienert.be.

We proberen eventuele problemen eerst rechtstreeks en in overleg op te lossen. Lukt het niet om samen tot een oplossing te komen, dan kunnen jullie terecht bij de Consumentenombudsdienst (consumentenombudsdienst.be).

20. Toepasselijk recht

Op alle overeenkomsten is het Belgische recht van toepassing.

Wanneer een bepaling uit deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen van toepassing.

Bij een geschil proberen we eerst samen tot een oplossing te komen. Indien dat niet lukt, gelden de bevoegde rechtbanken zoals bepaald door de toepasselijke Belgische wetgeving.